Showback und Chargeback ohne den Spreadsheet-Marathon

Der Monat ist zu Ende gegangen. Ein IT-Finanzanalyst lädt Exporte aus Cloud-Portalen, von OpenShift und aus den Rechenzentrum-Daten herunter. Er kombiniert sie in einer Tabellenkalkulation, weist Zeilen Kunden und Projekten zu und korrigiert manuell, was nicht übereinstimmt. Drei Tage später werden die Abrechnungsdaten verschickt. Eine Woche später fragt ein Kunde, warum der Betrag höher ist als beim letzten Mal. Die Antwort bedeutet, die Tabellenkalkulation erneut zu öffnen und zu recherchieren.

Showback und Chargeback haben einen einfachen Zweck: internen und externen Kunden zu zeigen, was IT ihnen kostet, und sie entsprechend abzurechnen. In der Praxis sehen wir oft, dass der Monatsabschluss auf einer oder zwei Personen und einer Tabellenkalkulation basiert, die nur sie verstehen. Wenn sie krank sind oder das Unternehmen verlassen, stoppt der Prozess. Und jede Kundenanfrage wird zu einer kleinen Untersuchung.

Warum der Marathon immer wieder stattfindet

Das Problem liegt nicht daran, dass die Menschen schlechte Arbeit leisten. Es ist strukturell bedingt:

• Daten kommen in verschiedenen Formaten an. Jede Quelle hat ihre eigenen Spalten, eigenen Namen und oft ihre eigene Währung.
• Die Kundenzuweisung ist manuell. Die Zuordnung, welche Ressource zu wem gehört, lebt in den Köpfen der Menschen oder in Hilfsblättern.
• Ergebnisse sind schwer zu erklären. Die Ausgabe zeigt eine Gesamtsumme, nicht wie sie erreicht wurde.
• Jeder Monat beginnt von vorne. Der Prozess lebt in der Routine einer Person, nicht in einem System.

Deshalb wiederholt sich der Marathon. Und deshalb ist es so schwer, auf die Frage "Warum ist das höher als im letzten Monat?" zu antworten.

Den Abschluss zu einem Ergebnis machen, nicht zu einem Projekt

Ein besserer Ansatz kehrt die Reihenfolge um. Anstatt die Kosten am Monatsende zusammenzustellen, sammeln Sie sie kontinuierlich in einem gemeinsamen Format und verknüpfen sie mit der Infrastruktur, deren Eigentümerschaft bereits bekannt ist. Die monatlichen Abrechnungsdaten sind dann einfach ein Ergebnis der Daten, die den ganzen Monat im System waren. Jede Zahl hat eine Quelle, und jede Änderung gegenüber dem Vormonat kann aufgeschlüsselt werden.

Es hilft auch, Showback und Chargeback getrennt zu halten. Showback macht Kosten sichtbar, damit Kunden verstehen, was sie verbrauchen. Chargeback berechnet ihnen tatsächlich die Kosten. Beide benötigen die gleichen Daten; sie unterscheiden sich nur darin, was als nächstes passiert.

Wie Eywo Stratum es handhabt

Eywo Stratum importiert Kosten im FOCUS-Standard von Cloud-Anbietern, OpenShift und dem Rechenzentrum und konvertiert Fremdwährungen zum Kurs der Tschechischen Nationalbank. Kosten werden mit CMDB-Elementen verknüpft, und da jedes Element zu einem Kunden und einem Projekt gehört, werden Kosten nach Kunden und Projekten aufgeschlüsselt, ohne dass eine manuelle Zuweisung erforderlich ist.

Pivot-Tabellen in der Plattform unterstützen die Analyse. Wenn ein Kunde eine Frage stellt, können Sie die Kosten nach Zeitraum, Plattform oder Element aufschlüsseln und genau sehen, was sich geändert hat.

Am Monatsende produziert die Plattform Abrechnungsdaten für Showback oder Chargeback. Sie stammen aus den gleichen Daten, die Sie in der Analyse sehen, sodass das, was der Kunde erhält, mit dem übereinstimmt, was im System nachvollzogen werden kann.

In einer gemeinsamen Umgebung mit vielen Kunden gilt auch die DatenTrennung. Die Benutzer eines Kunden sehen nur ihre eigenen Daten, einschließlich der Kosten. Kunden können ihre Ausgaben selbst überprüfen, ohne etwas zu sehen, das nicht ihnen gehört.

Weniger Streit, mehr Vertrauen

Ein gut geführter Showback- oder Chargeback-Prozess spart Zeit am Monatsende, aber seine größere Wirkung liegt auf der Beziehung zwischen IT und seinen Kunden. Anstatt über Zahlen zu streiten, können Sie über den Verbrauch und warum sprechen. Und der Analyst, der früher die ersten Tage jedes Monats in Tabellenkalkulationen verbrachte, kann pünktlich nach Hause gehen.

Kosten nach Kunden und Projekten, Pivot-Tabellen und monatliche Abrechnungsdaten sind in der Enterprise-Edition enthalten.