C'est la fin du mois. Un analyste financier informatique télécharge des exports à partir de portails cloud, d'OpenShift et des enregistrements du datacenter. Elle les fusionne dans un tableur, attribue des lignes à des clients et des projets, et corrige manuellement ce qui ne correspond pas. Trois jours plus tard, les données de facturation sont envoyées. Une semaine plus tard, un client demande pourquoi le montant est plus élevé que la dernière fois. Répondre signifie rouvrir le tableur et fouiller.
Le showback et le chargeback ont un objectif simple : montrer aux clients internes et externes ce que l'informatique leur coûte, et les facturer le cas échéant. En pratique, nous voyons souvent la clôture mensuelle reposer sur une ou deux personnes et un tableur que seuls eux comprennent. Lorsqu'ils sont absents pour maladie ou départ, le processus s'arrête. Et chaque question d'un client devient une petite enquête.
Pourquoi la course continue
Le problème ne vient pas du fait que les gens font du mauvais travail. Il est structurel :
- Les données arrivent dans différents formats. Chaque source a ses propres colonnes, ses propres noms et souvent sa propre devise.
- L'attribution aux clients est manuelle. Le fait de savoir à quel client appartient telle ou telle ressource vit dans la tête des gens ou dans des feuilles d'aide.
- Les résultats sont difficiles à expliquer. Le résultat montre un total, pas comment il a été atteint.
- Chaque mois recommence. Le processus vit dans la routine de quelqu'un, pas dans un système.
C'est pourquoi la course continue. Et c'est pourquoi « pourquoi est-ce plus élevé que le mois dernier ? » est si difficile à répondre.
Faire de la clôture un résultat, pas un projet
Une meilleure approche inverse l'ordre. Au lieu d'assembler les coûts en fin de mois, vous les collectez en continu dans un format commun et les liez à l'infrastructure dont la propriété est déjà connue. Les données de facturation mensuelles sont alors simplement un résultat de données qui ont été dans le système tout le mois. Chaque nombre a une source, et chaque changement par rapport au mois précédent peut être ventilé.
Cela aide également à garder le showback et le chargeback distincts. Le showback rend les coûts visibles afin que les clients comprennent ce qu'ils consomment. Le chargeback les facture réellement. Les deux ont besoin des mêmes données ; ils ne diffèrent que par ce qui se passe ensuite.
Comment Eywo Stratum gère cela
Eywo Stratum importe les coûts dans le standard FOCUS à partir des fournisseurs cloud, d'OpenShift et du datacenter, et convertit les devises étrangères au taux de la Banque nationale tchèque. Les coûts sont liés à des éléments de la CMDB, et parce que chaque élément appartient à un client et à un projet, les coûts se ventilent par client et par projet sans attribution manuelle.
Les tableaux croisés dynamiques de la plate-forme prennent en charge l'analyse. Lorsqu'un client pose une question, vous pouvez diviser le coût par période, par plate-forme ou par élément et voir exactement ce qui a changé.
En fin de mois, la plate-forme produit des données de facturation pour le showback ou le chargeback. Elles proviennent des mêmes données que vous voyez dans l'analyse, de sorte que ce que le client reçoit correspond à ce qui peut être tracé dans le système.
Dans un environnement partagé avec de nombreux clients, la séparation des données s'applique également. Les utilisateurs d'un client ne voient que leurs propres données, y compris les coûts. Les clients peuvent examiner leurs dépenses eux-mêmes sans voir quoi que ce soit qui ne leur appartient pas.
Moins de disputes, plus de confiance
Un processus de showback ou de chargeback bien géré économise du temps en fin de mois, mais son plus grand effet est sur la relation entre l'informatique et ses clients. Au lieu de contester les chiffres, vous pouvez discuter de ce qui est consommé et pourquoi. Et l'analyste qui passait les premiers jours de chaque mois à faire des tableurs peut rentrer chez lui à l'heure.
Les coûts par client et par projet, les tableaux croisés dynamiques et les données de facturation mensuelles sont inclus dans l'édition Entreprise.
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