Es el final del mes. Un analista de finanzas de TI descarga exportaciones de portales en la nube, de OpenShift y de los registros del centro de datos. Los combina en una hoja de cálculo, asigna filas a clientes y proyectos, y corrige manualmente lo que no coincide. Tres días después, los datos de facturación salen. Una semana después, un cliente pregunta por qué el monto es mayor que la última vez. Responder significa volver a abrir la hoja de cálculo y buscar.
El showback y el chargeback tienen un propósito simple: mostrar a los clientes internos y externos qué les cuesta TI y facturarles cuando corresponda. En la práctica, a menudo vemos que el cierre mensual depende de una o dos personas y una hoja de cálculo que solo ellos entienden. Cuando están enfermos o se van, el proceso se detiene. Y cada pregunta del cliente se convierte en una pequeña investigación.
Por qué la maratón se repite
El problema no es que las personas hagan un mal trabajo. Es estructural:
- Los datos llegan en diferentes formatos. Cada fuente tiene sus propias columnas, sus propios nombres y a menudo su propia moneda.
- La asignación de clientes es manual. Saber a qué cliente pertenece un recurso vive en la cabeza de las personas o en hojas de ayuda.
- Los resultados son difíciles de explicar. La salida muestra un total, no cómo se llegó a él.
- Cada mes comienza de nuevo. El proceso vive en la rutina de alguien, no en un sistema.
Por eso se repite la maratón. Y por eso es tan difícil responder a "¿por qué es esto mayor que el mes pasado?".
Hacer del cierre una salida, no un proyecto
Un enfoque mejor invierte el orden. En lugar de ensamblar costos al final del mes, los recopila continuamente en un formato común y los vincula a la infraestructura cuya propiedad ya se conoce. Los datos de facturación mensuales son simplemente una salida de los datos que han estado en el sistema todo el mes. Cada número tiene una fuente, y cada cambio con respecto al mes anterior se puede desglosar.
También ayuda a mantener el showback y el chargeback distintos. El showback hace que los costos sean visibles para que los clientes entiendan lo que consumen. El chargeback realmente les factura. Ambos necesitan los mismos datos; solo difieren en lo que sucede a continuación.
Cómo lo maneja Eywo Stratum
Eywo Stratum importa costos en el estándar FOCUS de proveedores en la nube, OpenShift y el centro de datos, y convierte monedas extranjeras a la tasa del Banco Nacional Checo. Los costos se vinculan a elementos de la CMDB, y debido a que cada elemento pertenece a un cliente y un proyecto, los costos se desglosan por cliente y proyecto sin asignación manual.
Las tablas dinámicas en la plataforma admiten el análisis. Cuando un cliente hace una pregunta, puede dividir el costo por período, plataforma o elemento y ver exactamente qué cambió.
Al final del mes, la plataforma produce datos de facturación para showback o chargeback. Provienen de los mismos datos que se ven en el análisis, por lo que lo que el cliente recibe coincide con lo que se puede rastrear en el sistema.
En un entorno compartido con muchos clientes, también se aplica la separación de datos. Los usuarios de un cliente solo ven sus propios datos, incluidos los costos. Los clientes pueden revisar sus gastos ellos mismos sin ver nada que no sea suyo.
Menos discusiones, más confianza
Un proceso de showback o chargeback bien administrado ahorra tiempo al final del mes, pero su mayor efecto es en la relación entre TI y sus clientes. En lugar de disputar números, puede hablar sobre lo que se está consumiendo y por qué. Y el analista que solía pasar los primeros días de cada mes en hojas de cálculo puede irse a casa a tiempo.
Los costos por cliente y proyecto, las tablas dinámicas y los datos de facturación mensuales están incluidos en la edición Enterprise.
Eywo Stratum Enterprise
Para proveedores de servicios compartidos y grandes organizaciones.