Showback a chargeback bez tabulkového maratonu

Konec měsíce. Analytik z IT financí stahuje exporty z cloudových portálů, z OpenShiftu a z evidence datového centra. Spojuje je v tabulce, přiřazuje řádky zákazníkům a projektům, ručně opravuje to, co se nespárovalo. Po třech dnech pošle podklady. O týden později přijde od jednoho ze zákazníků dotaz, proč je částka vyšší než minule. Odpověď znamená znovu otevřít tabulku a hledat.

Showback a chargeback mají jednoduchý cíl: ukázat interním i externím zákazníkům, co je IT stojí, a případně jim to vyúčtovat. V praxi ale často vidíme, že měsíční uzávěrka stojí na jednom nebo dvou lidech a na tabulce, které rozumí jen oni. Když onemocní nebo odejdou, proces se zastaví. A každý dotaz zákazníka je malá investigace.

Proč se tabulkový maraton opakuje

Problém není v tom, že by lidé pracovali špatně. Problém je ve struktuře:

• Data přicházejí v různých formátech. Každý zdroj má jiné sloupce, jiné názvy a často jinou měnu.
• Přiřazení k zákazníkovi se dělá ručně. Znalost, který prostředek patří komu, je v hlavách nebo v pomocných listech.
• Výsledek se nedá snadno vysvětlit. Podklad ukazuje součet, ale ne cestu, jak k němu došlo.
• Každý měsíc se začíná znovu. Postup není uložený v systému, ale v rutině konkrétního člověka.

Proto se maraton opakuje. A proto je tak těžké odpovědět na otázku „proč je to víc než minule“. Každá ruční úprava navíc zvyšuje riziko chyby, kterou si všimne až zákazník. Důvěra se pak ztrácí rychleji, než se dá obnovit, a další měsíc se kontroluje ještě pečlivěji a ještě déle.

Uzávěrka jako výstup, ne jako projekt

Lepší přístup obrací pořadí. Místo toho, aby se náklady na konci měsíce skládaly, se průběžně sbírají v jednotném formátu a navazují na infrastrukturu, o které už organizace ví, komu patří. Měsíční podklad pro vyúčtování je pak výstup z dat, která jsou v systému celý měsíc. Každé číslo má původ a každá změna oproti minulému měsíci jde rozpadnout do detailu.

Důležité je také rozlišit showback a chargeback. Showback ukazuje náklady, aby zákazníci věděli, co spotřebovávají. Chargeback je skutečně vyúčtovává. Oba potřebují stejná data. Liší se jen v tom, co se s nimi dál děje.

Jak to řeší Eywo Stratum

Eywo Stratum importuje náklady ve standardu FOCUS z cloudů, z OpenShiftu i z datového centra a cizí měny přepočítá kurzem ČNB. Náklady jsou navázané na položky CMDB, a protože každá položka má svého zákazníka a projekt, náklady se rozpadají po zákaznících a projektech bez ručního přiřazování.

Pro analýzu slouží kontingenční tabulky přímo v systému. Kdo potřebuje odpovědět na dotaz zákazníka, rozpadne náklad podle období, platformy nebo položky a uvidí, co se změnilo.

Na konci měsíce systém připraví podklady pro billing ve formě showback nebo chargeback. Podklady vycházejí ze stejných dat, která jsou vidět v analýze, takže to, co zákazník dostane, odpovídá tomu, co lze v systému dohledat.

Ve sdíleném prostředí s více zákazníky navíc platí oddělení dat. Uživatel zákazníka vidí jen svá data včetně nákladů. Zákazník si tak může své náklady prohlédnout sám, aniž by viděl cokoli, co mu nepatří.

Méně dohadování, víc důvěry

Dobře nastavený showback nebo chargeback nepřinese jen úsporu času na konci měsíce. Hlavně mění vztah mezi IT a jeho zákazníky. Místo sporů o čísla se dá mluvit o tom, co se spotřebovává a proč. A analytik, který dřív trávil začátek každého měsíce v tabulkách, může jít domů včas.

Náklady po zákaznících a projektech, kontingenční tabulky a měsíční podklady pro billing jsou součástí edice Enterprise.