Kolik stojí jedna IT služba?

Finanční ředitel položí jednoduchou otázku: kolik nás stojí provoz personálního systému? IT ředitel ví, kolik platí za cloud, za licence, za datové centrum i za OpenShift. Ale kolik z toho připadá právě na tuto službu, to přesně neví. Následuje týden práce v tabulkách a výsledek, u kterého všichni tuší, že je to spíš odhad.

Bez znalosti nákladů na službu se těžko rozhoduje. Nedá se poctivě porovnat provoz ve vlastním datovém centru a v cloudu. Nedá se obhájit rozpočet ani vysvětlit, proč služba stojí víc než loni. A lidé v IT pak čelí podezření, že náklady neřídí, přestože každou fakturu kontrolují.

Proč tabulky nestačí

V praxi často vidíme stejný postup. Náklady z různých zdrojů se stáhnou do tabulky, každý ve svém formátu a často v jiné měně. Pak se ručně rozdělí podle klíče, který kdysi někdo navrhl a dnes už nikdo přesně nezná. Výsledek platí jen do chvíle, než se změní infrastruktura.

Základní problém je v tom, že náklady a provozní realita žijí odděleně. Faktura zná účet, předplatné nebo projekt. Neví ale, který virtuální server patří ke které aplikaci a která aplikace podporuje kterou business službu. Tuto znalost má CMDB. Pokud se oba světy nepropojí, každý výpočet nákladů služby je rekonstrukce. A rekonstrukce se špatně obhajuje: stačí jedna otázka na původ čísla a celá tabulka se musí projít znovu.

Náklady patří k položkám, ne k fakturám

Spolehlivý přístup má tři kroky:

• Sjednotit formát. Náklady z cloudů, kontejnerové platformy i datového centra převést do jednotné podoby, aby šly sčítat a porovnávat.
• Sjednotit měnu. Přepočítat cizí měny konzistentně a dohledatelně, ne podle kurzu, který zrovna někdo použil.
• Navázat náklad na položku. Každý náklad přiřadit ke konkrétní položce infrastruktury a nechat mapu závislostí, aby ho dovedla až ke službě.

Když jsou náklady navázané na položky CMDB, odpovídá struktura nákladů struktuře provozu. Změní-li se infrastruktura, změní se i rozpad nákladů, bez přepisování klíčů.

Jak to řeší Eywo Stratum

Eywo Stratum importuje náklady ve standardu FOCUS. Ten se používá pro cloudy, pro OpenShift i pro náklady datového centra, takže data z různých zdrojů mají stejnou strukturu. Cizí měny systém přepočítá kurzem ČNB, což je postup, který finanční oddělení zná a umí ověřit.

Náklady se navazují na položky CMDB: virtuální servery, kontejnery, storage, databáze a další. Protože CMDB zná vztahy mezi vrstvami od business služby přes aplikace a databáze až po servery, hypervizory a storage, lze náklady zobrazit po business službách. Stejná data ukážou i pohled po zákaznících a projektech.

Pro analýzu slouží kontingenční tabulky přímo v systému. Kdo potřebuje jít do detailu, rozpadne si náklad služby podle platformy, zákazníka nebo období, aniž by data exportoval a znovu skládal.

Výsledkem je číslo, které má původ. U každého nákladu je vidět, odkud přišel, k čemu je navázaný a jak se dostal do součtu za službu. Diskuse s financemi se tak posouvá od „kde se to číslo vzalo“ k tomu, co s ním dělat.

Číslo, za kterým si můžete stát

Znát náklady jedné služby neznamená mít dokonalý model. Znamená to mít model, který je propojený s realitou provozu a dá se vysvětlit. Začněte u služeb, na které se vedení ptá nejčastěji, a postupně přidávejte další. Každá další služba je snazší, protože CMDB i import nákladů už fungují. A příští otázka finančního ředitele už nebude znamenat týden v tabulkách.

Import nákladů ve standardu FOCUS a náklady po business službách jsou součástí edice Enterprise.